Thứ Bảy, 15/06/2024, 13:40
35 C
Ho Chi Minh City

Trang bị máy móc phải hợp lý

Kinh tế Sài Gòn Online

Kinh tế Sài Gòn Online

Trang bị máy móc phải hợp lý

(TBVTSG) – Đầu tư như thế nào cho phù hợp với nhu cầu sử dụng chính là điều cốt lõi của việc đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin…

Hai câu chuyện – hai kết quả

Câu chuyện thứ nhất. S.M (TP.HCM) là công ty chuyên về tổ chức sự kiện và những hoạt động quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng. Với chức năng hoạt động như vậy, việc đầu tư máy móc cũng ngốn khá nhiều tiền của doanh nghiệp này.

Về mặt nguyên tắc, tùy theo công việc của từng bộ phận, từng cá nhân mà trang bị máy móc cho đúng yêu cầu. Những nguyên tắc đó, nhân viên quản trị mạng của công ty “thuộc nằm lòng”. Nhưng trên thực tế lại khác.

Theo người này, bộ phận đồ họa – bộ phận trực tiếp tạo ra sản phẩm – chỉ được trang bị máy tính đời cũ, có cấu hình rất yếu. Cấu hình mạnh nhất của những chiếc máy tính này là Pentium 4… Ngược lại, khối văn phòng với những công việc đơn giản như soạn thảo văn bản, kiểm tra và gửi thư điện tử (e-mail), tính toán chi phí… lại được dùng những chiếc máy tính xách tay của những hãng danh tiếng với CPU có cấu hình Core Duo, Core 2 Duo…

Một câu chuyện đầu tư máy móc nghịch lý, không đáp ứng đúng nhu cầu công việc, nhưng theo lời của nhân viên quản trị mạng: “Tôi biết đó là điều bất hợp lý và đã phản ảnh với giám đốc nhưng vẫn chưa thấy thay đổi”.

Câu chuyện thứ hai. Thanh Sơn là một doanh nghiệp khá nổi tiếng trong dịch vụ sửa chữa các mặt hàng điện tử tại khu vực TP.HCM. Vì là doanh nghiệp nhỏ và vừa nên đích thân chủ doanh nghiệp là anh Chiêm Quốc Sơn phải tự đi học thêm về công nghệ thông tin (CNTT).

“Tôi quan niệm rằng, đầu tư máy móc phải đúng yêu cầu công việc thì mới phát huy giá trị của đồng vốn. Bộ phận kỹ thuật phải được trang bị máy có cấu hình khác với của nhân viên văn phòng.” Với quan điểm đó, thay vì trang bị cho mỗi nhân viên văn phòng một máy thì anh chỉ đầu tư cho mỗi người một màn hình và hai máy có cấu hình mạnh cho cả phòng.

Sau đó, anh trang bị thêm hai thiết bị mini Station (tạm dịch là thiết bị trạm loại nhỏ). Từ chiếc mini Station này, anh chia sẻ đến từng máy con: mỗi cá nhân sẽ được chia một tập tin để lưu trữ thông tin riêng, trên mỗi máy sẽ có một “vùng dữ liệu chung” để mọi người dùng chung. Với thiết kế “hạ tầng kỹ thuật” như trên, tính ra anh tiết kiệm được khoảng 70% so với đầu tư thông thường mà công việc vẫn trôi chảy.

Anh Sơn cho biết : “Ban đầu nhiều người có vẻ khó chịu nhưng doanh nghiệp có những quy định riêng. Tư liệu riêng của từng cá nhân hãy lưu giữ nó ở máy tính riêng; còn vào cơ quan, công việc là công việc chung. Sau vài tuần, nhiều người đã quen với quy định này. Vấn đề là cách tổ chức có hợp lý hay không”. Anh Sơn chia sẻ thêm: “Máy tính là phương tiện giúp con người làm tốt hơn, nhanh hơn công việc của mình. Quan trọng là việc sử dụng chiếc máy tính đó như thế nào, khai thác hết công suất và chức năng để đạt hiệu quả cao nhất hay không.”

Năm tiêu chí “vàng”

Hiện nay, đa số các doanh nghiệp nhỏ và vừa đều nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT. Tuy nhiên, triển khai và ứng dụng như thế nào để đạt hiệu quả vẫn còn là một vấn đề không đơn giản.

Như lời nhắc nhở các doanh nghiệp ít vốn, từ sự trao đổi ý kiến và kinh nghiệm giữa các chuyên gia về hạ tầng công nghệ, có một số tiêu chí “vàng” được đúc kết như sau:

– Khi triển khai ứng dụng các chương trình, giải pháp mềm nên chọn những gói sản phẩm theo số lượng người dùng (user). Không nên mua trọn gói vì có thể sẽ thừa so với năng lực sử dụng cũng như phải đầu tư lại hệ thống phần cứng.

– Nên đặt hàng các doanh nghiệp phần mềm thiết kế ứng dụng quản trị doanh nghiệp (được gọi là giải pháp phần mềm ERP). Ứng dụng này hỗ trợ ban giám đốc, các trưởng phòng kiểm soát, quản lý hoạt động của doanh nghiệp từ xa, tiết kiệm thời gian di chuyển giữa các bộ phận trong doanh nghiệp cũng như có thể truy cập từ xa để theo dõi sổ sách khi cần thiết mà những người có trách nhiệm không có mặt trong cơ quan. Nhưng vì ứng dụng này tốn khá nhiều tiền (gói thấp nhất cũng vài chục ngàn đô-la) nên trước khi mua, cần xác định rõ giá trị và mục đích sử dụng so với những giải pháp khác.

– Về nguyên tắc, mua sắm thiết bị phù hợp với công việc của từng cá nhân, từng bộ phận là một trong những biện pháp tạo tâm lý làm việc thoải mái cho nhân viên. Ai cũng đã từng bị mệt mỏi một vài lần khi chiếc máy tính thường xuyên bị trục trặc hoặc xử lý quá chậm. Nhưng cũng đừng vì thế mà chọn những thiết bị không phù hợp với công việc của từng bộ phận.

Nhân viên làm những công việc văn phòng chỉ nên sử dụng máy tính để bàn. Có thể sử dụng màn hình cũ nhưng độ sáng phải đạt tiêu chuẩn, cấu hình không cần phải cao. Những bộ phận nghiệp vụ khác như thiết kế – đồ họa, quản trị hệ thống mạng, phải chọn máy có cấu hình tương thích với công việc. Dù máy tính xách tay ngày càng phổ biến và có giá rẻ nhưng chỉ nên sắm cho những bộ phận thường xuyên đi ra khỏi công ty.

– Theo từng nhiệm vụ, chức năng công việc mà xác định chế độ ưu tiên về chất lượng và cấu hình cho thiết bị. Hiện nay, bộ phận quản trị mạng phải được trang bị hệ thống máy tính vừa mạnh vừa có độ bền cao để điều khiển hệ thống cũng như bảo mật và bảo đảm an toàn dữ liệu của doanh nghiệp. Bộ phận tiếp theo cần được quan tâm là kế toán – tài vụ. Bộ phận này cần được trang bị những chiếc máy tốt (có thể cấu hình không cao).

Những bộ phận còn lại như marketing, kinh doanh, văn phòng…, tùy theo nhu cầu và tầm quan trọng mà sắm máy. – Khi trang bị những thiết bị ngoại vi như máy in, fax, scan, máy chiếu… cần cân nhắc kỹ năng lực hoạt động của từng thiết bị. Khi chọn lựa thiết bị, chú ý đến năng lực hoạt động của từng bộ phận.

BẢO LỘC

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Tin liên quan

Có thể bạn quan tâm

Tin mới