Thứ Sáu, 21/06/2024, 03:03
25.6 C
Ho Chi Minh City

Đơn giản hóa việc in, quản lý hóa đơn

Kinh tế Sài Gòn Online

Kinh tế Sài Gòn Online

Đơn giản hóa việc in, quản lý hóa đơn

Thu Hiền

Nhân viên kế toán các công ty đang chỉnh sửa mẫu hóa đơn đặt in tại Công ty In Tài chính, chi nhánh TP.HCM. Ảnh: Minh Tâm.

(TBVTSG) – Việc doanh nghiệp tự in hóa đơn (theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP) được xem là một sự tiến bộ của công cuộc cải cách hành chính, khi quy định này đang tiến tới việc trao quyền tự chủ cho doanh nghiệp trong việc quản lý và in ấn hóa đơn.

Theo một cuộc nghiên cứu của Trung tâm Nghiên cứu kinh tế và chính sách thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, uớc tính mỗi năm doanh nghiệp ở Việt Nam mất gần 1.050 giờ cho việc làm các thủ tục về thuế, nộp ngân sách. Trong đó, khoảng 300 giờ dành cho thủ tục về thuế thu nhập doanh nghiệp, 200 giờ cho thủ tục khai và hoàn thuế giá trị gia tăng và thời gian còn lại dành cho việc quản lý hóa đơn (mua, nộp hóa đơn, chứng từ).

Do đó, quyết định cho tự in hóa đơn thực sự là một tin vui đối với các doanh nghiệp bởi việc mua hóa đơn và quy trình quản lý ấn chỉ của cơ quan quản lý thuế hiện nay đang làm tiêu tốn rất nhiều thời gian của doanh nghiệp và cũng làm phát sinh không ít tiêu cực.

Khuyến khích dùng hóa đơn điện tử

Tại cuộc Hội thảo “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và in ấn hóa đơn theo Nghị định 51” do Câu lạc bộ ICT Partnership thuộc Saigon Times Club tổ chức, bà Trần Thị Lệ Nga, Trưởng phòng Thông tin tuyên truyền của Cục Thuế TP.HCM, cho biết Nghị định 51 về tự in ấn hóa đơn đang trao quyền cho các doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm trong việc in ấn, phát hành và quản lý hóa đơn của đơn vị mình.

“Hiện có ba loại hóa đơn: hóa đơn do doanh nghiệp tự in, hóa đơn do doanh nghiệp đặt in và hóa đơn điện tử. Trong ba hình thức đó, cơ quan quản lý thuế khuyến khích doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử để tiến tới việc khai báo thuế qua mạng trên cả nước”, bà Nga nói.

Theo bà Nga, để khuyến khích việc nộp hóa đơn điện tử và kê khai thuế qua mạng, Bộ Tài chính đang lấy ý kiến của các địa phương về bản dự thảo thông tư quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử để hoàn thiện. Dự kiến, khoảng cuối tháng Giêng hoặc đầu tháng Hai tới, bản dự thảo thông tư này sẽ được công bố để doanh nghiệp có thể áp dụng.

Ông Ngô Tuấn Anh, Giám đốc Công ty BKAV Telecom, cho biết khi áp dụng chữ ký số (chữ ký điện tử) thì doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch vào mọi lúc và mọi nơi với chi phí hợp lý. Và đặc biệt là chữ ký số giúp doanh nghiệp được thuận lợi hơn khi giao dịch với đối tác nước ngoài, nơi mà hầu hết các doanh nghiệp ký kết hợp đồng qua mạng và khai báo thuế qua mạng.

Để có thể áp dụng được hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải có chữ ký điện tử, lưu trữ hóa đơn trên hệ thống máy tính và thực hiện việc nộp báo cáo thuế, báo cáo tài chính qua mạng. Hóa đơn điện tử có thể được tạo lập trên file pdf hoặc file exel. Hiện, Việt Nam đã có năm nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin-Truyền thông cấp giấy phép là BKAV Telecom, Viettel, FPT, Nacencomm và VDC. Chi phí sử dụng chữ ký số hiện ở mức 400.000-50.000 đồng (mua thiết bị lưu trữ) và phí thuê bao khoảng 1 triệu đồng/năm.

Đơn giản hóa bằng ứng dụng CNTT

Một trong những khó khăn của doanh nghiệp khi thực hiện việc in ấn hóa đơn theo Nghị định 51 là họ chưa hiểu cụ thể về lợi ích khi áp dụng nghị định này, nhất là trong công tác in ấn hóa đơn, quản lý hóa đơn và lựa chọn phần mềm kế toán. Hình thức hóa đơn nào có lợi cho doanh nghiệp, chi phí ra sao? Làm sao để phân biệt được hóa đơn thật, hóa đơn giả và làm sao để hóa đơn được in theo nguyên tắc in một lần trên phần mềm?

Bà Nguyễn Ngọc Lệ, Trưởng phòng kinh doanh của Công ty cổ phần Misa, đơn vị chuyên cung cấp giải pháp và phần mềm kế toán, chia sẻ kinh nghiệm khi tư vấn cho doanh nghiệp: “Khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong việc sử dụng hóa đơn điện tử là quy trình tác nghiệp kế toán còn thủ công, làm bằng tay hoặc trên Excel”. Quy trình tác nghiệp này đang khiến doanh nghiệp lúng túng khi phải liên tục nhập liệu, lập báo cáo sổ sách kế toán và trong trường hợp nhập sai một số liệu các kết quả khác có thể theo đó sẽ sai nghiêm trọng.

Để đơn giản hóa việc in hóa đơn, các doanh nghiệp nên đẩy mạnh việc ứng dụng các giải pháp phần mềm thích hợp với đặc thù của ngành nghề mình nhằm giảm thiểu rủi ro. Lợi ích của các phần mềm kế toán là tự động cập nhật số hóa đơn, báo cáo thuế, cho biết cùng một số hóa đơn in bao nhiêu lần. “Nghị định 51 quy định mỗi tháng doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn một lần. Theo đó, phần mềm kế toán sẽ tự động nhảy số, tính tổng số hóa đơn đã sử dụng trong tháng, trong quý nhằm giúp doanh nghiệp lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn dễ dàng hơn”, bà Lệ nói.

Một trong những tiện ích của việc sử dụng phần mềm là khả năng phân quyền chi tiết từng thao tác cho người sử dụng, như người được phép khởi tạo hóa đơn và người in hóa đơn. Điều đó, giúp doanh nghiệp kiểm soát được lượng hóa đơn xuất ra và kiểm soát tình hình an ninh thông tin của doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm còn giúp doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn tập trung mà không phải lưu trữ từng file rời như sử dụng phần mềm Excel.

Theo bà Lệ, những tiêu chí để lựa chọn phần mềm kế toán là phần mềm đó phải tuân thủ chế độ kế toán được quy định bởi Bộ Tài chính; số liệu chính xác; có tính bảo mật, an toàn cao; có chế độ nâng cấp, cập nhật và nhà cung cấp có uy tín. “Hiện, các doanh nghiệp cung cấp phần mềm kế toán đều đã nâng cấp phiên bản phần mềm của mình để phù hợp với Nghị định 51 và các công ty đang sử dụng phần mềm kế toán nên liên hệ với các nhà phát triển phần mềm để nâng cấp phiên bản mới”, bà Lệ cho biết.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

Tin liên quan

Có thể bạn quan tâm

Tin mới